Assunzioni: sì alla gestione digitale della documentazione

Via libera alla gestione digitale della documentazione connessa all’instaurazione del rapporto di lavoro. Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, con la risposta all’interpello presentato dal Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro il 17 settembre scorso, accoglie le proposte di semplificazione avanzate dalla Categoria. Il CNO aveva chiesto da anni di superare l’uso del cartaceo, nell’ottica di una maggiore semplificazione degli adempimenti. Con la risposta all’interpello ora il Ministero sottolinea di ritenere compatibile con il quadro normativo vigente i suggerimenti, purché siano garantite sicurezza, tracciabilità e piena disponibilità dei documenti da parte del lavoratore. In particolare, il Dicastero di via Veneto precisa che, per la documentazione che non richiede dichiarazioni o manifestazioni di volontà, è possibile ricorrere a un’area riservata di una piattaforma aziendale, accessibile esclusivamente all’interessato. Il sistema deve consentire di identificare l’utente, assicurare l’integrità e la disponibilità dei documenti e tracciare la data di messa a disposizione e, quando prevista, della presa visione. La piattaforma può essere gestita anche dal professionista incaricato o da un fornitore di servizi. Più stringenti, invece, le condizioni per i documenti che contengono dichiarazioni di scienza o di volontà del lavoratore. In questi casi, la sola identificazione tramite SPID o CIE non è sufficiente, perché non equivale alla sottoscrizione. È quindi necessario ricorrere anche a firma digitale, firma elettronica qualificata o avanzata, oppure alla formazione del documento con modalità conformi al Codice dell’Amministrazione Digitale. Resta, in ogni caso, in capo al datore di lavoro l’obbligo di conservare le evidenze informatiche utili a dimostrare, anche in sede ispettiva, il corretto assolvimento degli adempimenti e, ove necessario, la riconducibilità della dichiarazione al lavoratore.