Smart working: FAQ su nuove regole e sanzioni

Cambiano ancora in Italia le regole per lo smart working. Dopo che la legge di conversione del Decreto Semplificazioni (Legge n. 122/2022) ha reso strutturale la procedura semplificata di comunicazione al Ministero dei dipendenti in lavoro agile, la versione finale del Decreto Aiuti Bis (in vigore dal 22 settembre) ha anche rinnovato, pur a termini scaduti, il diritto a questa modalità operativa per determinate categorie di lavoratori, oltre a far slittare al 1° gennaio 2023 il ritorno dell’obbligo di accordo individuale.

La principale novità è la disposizione che ha reso strutturale la procedura semplificata per la trasmissione delle comunicazioni telematiche su apposito modello, a regime dal prossimo anno e analizzata dai Consulenti del Lavoro nella Circolare “Smart working: istruzioni per l’uso”, contenente utili FAQ in materia, l’analisi dei profili sanzionatori con particolare riferimento alle tempistiche, e la descrizione del servizio massivo REST in caso di un elevato numero di periodi di lavoro agile da comunicare.

Vediamo di seguito una guida allo smart working in forma di domande e risposte.

Smart working semplificato: fino a quando?

In via permanente, le aziende possono comunicare in maniera massiva le liste di lavoratori in smart working mentre, fino alla fine dell’anno, possono anche lasciare in remoto i lavoratori senza dover sottoscrivere accordi individuali. Da un punto di vista giuridico, comunque, gli accordi già sottoscritti dal 1° settembre restano validi, si trattea di una finestra di flessibilità maggiore per chi non ha ancora avuto il tempo di farli.

Nello specifico, la Legge di conversione del decreto Aiuti-bis approvata in via definitiva in Senato il 20 settembre 2022 ha reintrodotto:

• la possibilità di lavorare in smart working per fragili e genitori di figli fino a 14 anni, fino al 31 dicembre 2022;
• la modalità semplificata per il lavoro agile dei dipendenti privati – senza accordo individuale – fino al 31 dicembre 2022;
• la comunicazione semplificata (file Excel con nominativi e codici fiscali) sui dipendenti in smart working, in via permanente.

Quali sono i contenuti di un accordo individuale?

L’accordo individuale deve essere stipulato in forma scritta ai fini della regolarità amministrativa e della prova. Ecco le caratteristiche e i requisiti per il suo contenuto:

• regole di esecuzione della prestazione lavorativa svolta all’esterno dei locali aziendali, anche con riguardo alle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro e alle condotte che possono dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari nel rispetto della disciplina prevista nei contratti collettivi;
•  tempi di riposo del lavoratore e misure tecniche e organizzative per assicurare la disconnessione dalle strumentazioni di lavoro;
• durata dell’accordo, nonché forme e modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, nel rispetto di quanto previsto sia dall’art. 4, legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei Lavoratori) sia dalla normativa in materia di protezione dei dati personali.

A chi spetta in via prioritaria lo smart working?

A parte la proroga fino al 31 dicembre 2022 del diritto allo smart working per soggetti fragili e per genitori di figli fino a 14 anni, in tema di lavoro agile i datori di lavoro devono darne priorità configli fino a 12 anni di età (senza alcun limite di età in caso di figli in condizioni di disabilità grave), in base a quanto previsto dal Dlgs 105/2022 in vigore dal 13 agosto 2022, le cui disposizioni si applicano in maniera permanente.

Come si invia la comunicazione di lavoro agile?

La funzionalità per la trasmissione delle comunicazioni relative agli accordi per lo svolgimento dell’attività lavorativa in modalità lavoro agile è presente sul portale del Ministero (lavoro.gov.it), accessibile con credenziali SPID o Carta d’Identità Elettronica (CIE). Una volta entrati bisogna cliccare sull’icona dedicata al servizio “Lavoro agile” e quindi scegliere il proprio profilo:

• referente aziendale: può inviare comunicazioni solo per un’azienda, indicata successivamente all’autenticazione utilizzando le regole del portale dei servizi digitali del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali;
• soggetto abilitato (operatore): nella medesima sessione di lavoro può inviare comunicazioni per diverse aziende, indicate durate la fase di compilazione.

Il sistema consente di eseguire una ricerca, compilando gli opportuni filtri e/o inviare una nuova comunicazione, cliccando sul pulsante “Nuova comunicazione”.

E’ possibile inviare la comunicazione anche mediante la modalità Massiva REST, utile per l’invio tramite API REST di una elevata numerosità di periodi di lavoro agile da comunicare, o come alternativa, alla trasmissione tramite applicativo web. L’attivazione della modalità Massiva richiede che l’azienda o il soggetto abilitato inviino prima una richiesta di contatto tramite form online disponibile nell’URP Online del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

Smart working: quali scadenze per la comunicazione?

Dal 1° settembre 2022, nelle more della proroga al 31 dicembre 2022 concessa dalla legge di conversione del Decreto Aiuti bis, il datore di lavoro comunica in via telematica al Ministero del Lavoro, entro 5 giorni, i nominativi dei lavoratori e la data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile, secondo le istruzioni contenute nel decreto ministeriale n. 149/2022. I dati sono poi resi disponibili all’INAIL per le dovute coperture assicurative.

Per la prima applicazione della nuova procedura, il Ministero del Lavoro ha stabilito che l’attivazione dei nuovi accordi o le modifiche di precedenti intese possano essere comunicate entro il 1° novembre 2022. Il termine ordinario dei 5 giorni (ai sensi dell’articolo 4-bis, comma 5 dlgs 1812/2000) è contenuto in un comunicato ministeriale datato 26 agosto 2022.

Quali sanzioni senza comunicazione di lavoro agile?

In caso di mancata comunicazione dei lavoratori agili, si applica la sanzione prevista dall’articolo 19, comma 3, del decreto legislativo 10 settembre 2003, n. 276: una sanzione amministrativa pecuniaria da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato.