Software per la gestione di visite in ufficio: ecco le soluzioni migliori

La reception oggi è molto più di un punto di ingresso. Con un software di gestione dei visitatori, le aziende possono migliorare sicurezza, organizzazione e accoglienza fin dal primo contatto.

I punti chiave di un sistema moderno di gestione visitatori

Adottare una soluzione digitale per la registrazione degli ospiti non significa solo eliminare il registro cartaceo. Significa risolvere quattro esigenze concrete.

1. Più controllo e sicurezza

Un sistema digitale permette di sapere in ogni momento chi è presente in azienda (sia impiegati che visitatori).
Identità verificate, accessi autorizzati e monitoraggio in tempo reale aiutano a proteggere dati, persone e proprietà intellettuale.

Non si tratta solo di registrare un nome, ma di avere visibilità completa sul perimetro aziendale.

2. Maggiore sicurezza in caso di emergenza

In caso di evacuazione, sapere con certezza chi si trova all’interno dell’edificio è fondamentale.

Un sistema digitale fornisce immediatamente l’elenco aggiornato delle persone presenti. Questo riduce l’incertezza, accelera le operazioni e aiuta i responsabili della sicurezza a prendere decisioni rapide e informate.

3. Front desk più efficiente

Automatizzare il check-in elimina attività manuali come trascrivere dati o avvisare l’host al telefono.

Il sistema può:

• Inviare notifiche automatiche ai referenti

• Stampare badge in maniera automatica

• Raccogliere firme digitali

• Scannerrizzare documenti o fare una foto agli ospiti

Il personale della reception può così concentrarsi sull’accoglienza e sul supporto, invece che su compiti ripetitivi.

4. Un’accoglienza che rafforza il brand

Il modo in cui un ospite viene accolto dice molto sull’azienda.

Un processo di check-in rapido, semplice e digitale comunica organizzazione, innovità e attenzione ai dettagli. La prima impressione diventa un elemento strategico, non un semplice passaggio operativo.

Integrazione e Automazione

La differenza tra un software di base e una soluzione enterprise risiede nella capacità di integrazione. I sistemi più avanzati non operano nel vuoto: si connettono ai sistemi di controllo accessi (PACS) per aprire fisicamente porte e tornelli, dialogano con le directory aziendali (Azure AD, Okta) per gestire le liste dei dipendenti e si integrano con piattaforme di comunicazione come Slack o Microsoft Teams per inviare avvisi in tempo reale.

Le interfacce moderne, l’automazione dei flussi documentali e la trasparenza dei costi sono i fattori che determinano il successo di un’implementazione.

Analisi delle Migliori Soluzioni sul Mercato

Prima di scendere nel dettaglio tecnico, ecco le soluzioni che dominano il mercato:

• Archie: Il gold standard per funzionalità, design delle applicazioni ed esperienza degli utenti.

• Nibol: L’eccellenza italiana per lo smart office, ideale per chi cerca semplicità.

• Sign In App: Leader nella gestione delle emergenze e della sicurezza sul campo.

• InVisita: Una soluzione verticale per la compliance normativa industriale italiana.

• Skedda: Ottimo per la prenotazione spazi, con un modulo visitatori essenziale.

• SwipedOn: Il punto di riferimento per chi vuole un setup iPad immediato e affidabile.

• GoPlanner: Soluzione italiana per chi ha esigenze hardware/tornelli molto specifiche.

• MRI OnLocation: Piattaforma enterprise complessa per la gestione dei contractor.

Ecco la rassegna dei software che stanno definendo gli standard del settore, selezionati per robustezza, versatilità e affidabilità.

1. Archie: la soluzione più robusta e meglio valutata dagli utenti

Archie è oggi una delle soluzioni di gestione visitatori più apprezzate sul mercato, con valutazioni costantemente alte da parte degli utenti.

Il motivo è semplice: combina potenza tecnica, facilità d’uso e un’esperienza moderna sia per il team interno che per gli ospiti. Non è quindi un caso che sia la soluzione con i rating piú elevati su G2, TrustRadius e Capterra.

Non è solo un software per registrare visitatori, ma una piattaforma pensata per gestire l’intero ecosistema dell’ufficio.

Valutazioni tra le più alte della categoria

Archie si distingue per la soddisfazione degli utenti. Le recensioni evidenziano in modo ricorrente:

• Interfaccia intuitiva

• Facilità di configurazione

• Supporto rapido e competente

• Aggiornamenti frequenti e miglioramenti continui

Questo lo rende particolarmente adatto ad aziende che vogliono una soluzione potente ma semplice da adottare.

Gestione avanzata delle emergenze

Non si limita al check-in.

Archie offre report in tempo reale sulle persone presenti in sede, fondamentali in caso di evacuazione o incidente. I responsabili possono accedere immediatamente all’elenco aggiornato degli ospiti e del personale presenti nell’edificio, direttamente da dispositivo mobile.

In situazioni critiche, avere dati certi e immediati fa la differenza.

Flussi completamente personalizzabili

Ogni azienda ha esigenze diverse. Archie permette di creare flussi di registrazione su misura, ad esempio:

• Domande personalizzate in fase di check-in

• Firma di NDA o documenti di sicurezza

• Raccolta di consensi GDPR

• Badge personalizzati

• Regole diverse per visitatori, fornitori o candidati

Questo livello di configurabilità lo rende adatto sia a realtà corporate che ad ambienti flessibili o coworking.

Vera piattaforma integrata per l’ufficio

A differenza di molti software focalizzati solo sui visitatori, Archie integra in modo nativo:

• Prenotazione di scrivanie

• Prenotazione sale riunioni

• Gestione accessi

• Notifiche automatiche agli host

Il risultato è un sistema coerente che evita l’uso di strumenti separati e riduce la complessità operativa.

Integrazioni con controllo accessi e hardware

Archie si integra con sistemi di accesso come Kisi e Brivo, permettendo di automatizzare l’apertura dei varchi dopo il check-in approvato.

Può inoltre collegarsi a stampanti badge e dispositivi in reception, trasformando il tablet in un vero hub operativo.

Trasparenza e scalabilità

Il pricing è pubblico e chiaro e si basa sul numero di uffici, senza limiti di utenti o di numero di visitatori. Gli unici “add-on” sono per la loro API e per prododdi aggiuntivi (come prenotazione di sale conferenza ad esempio).

2. Nibol: soluzione italiana pensata per il lavoro ibrido

Nibol è una piattaforma italiana nata per rispondere in modo specifico alle esigenze del lavoro ibrido. Si rivolge soprattutto ad aziende che vogliono coordinare presenze in ufficio, spazi e visitatori in modo semplice e ordinato, senza implementazioni complesse.

Il suo posizionamento è chiaro: rendere la gestione degli spazi di lavoro intuitiva e accessibile anche a organizzazioni che stanno muovendo i primi passi verso un modello più flessibile.

Punti di forza

Interfaccia curata e facilità di adozione
Nibol punta molto sull’esperienza utente. L’interfaccia è moderna, pulita e facile da capire fin dal primo accesso. Questo riduce il bisogno di formazione e accelera l’adozione interna, soprattutto in aziende con team poco tecnici.

Gestione integrata di presenze e visitatori
Oltre alla registrazione degli ospiti, la piattaforma consente di gestire la turnazione dei dipendenti, la prenotazione delle postazioni e la pianificazione delle giornate in ufficio. È particolarmente utile per realtà che vogliono mantenere controllo sulle capienze e sull’organizzazione degli spazi.

Soluzione locale e supporto dedicato
Essendo un player italiano, Nibol rappresenta una scelta interessante per aziende che preferiscono un fornitore locale, sia per lingua che per vicinanza normativa e supporto.

Configurazione “chiavi in mano”
Per aziende di piccole e medie dimensioni, l’implementazione risulta generalmente rapida e lineare, con un set di funzionalità già pronte all’uso.

Cosa sapere

Nibol è molto intuitivo e adatto a implementazioni snelle. Tuttavia, per configurazioni Enterprise più strutturate o con esigenze particolarmente avanzate, il pricing tende a richiedere preventivi personalizzati. Questo può ridurre la trasparenza immediata nella fase di valutazione iniziale.

Inoltre, rispetto a piattaforme più orientate a ecosistemi completamente integrati, potrebbe risultare meno esteso sul fronte delle integrazioni hardware o dei flussi altamente personalizzabili.

3. Sign In App

Un veterano del settore, Sign In App è riconosciuto per la sua solidità operativa e per l’attenzione alla sicurezza. È una scelta frequente per organizzazioni strutturate che cercano stabilità, controllo e gestione avanzata delle emergenze su più sedi.

Punti di forza

• Protocolli di emergenza avanzati: Offre strumenti dedicati per la gestione delle evacuazioni, inclusa un’app per il personale che consente di effettuare rapidamente l’appello e confermare la presenza in un punto di raccolta.

• Report presenze in tempo reale: Accesso immediato all’elenco aggiornato di visitatori e dipendenti presenti in sede, utile per audit, compliance e gestione del rischio.

• Scalabilità multi-sede: Progettato per organizzazioni con molteplici location, permette una gestione centralizzata mantenendo configurazioni specifiche per ciascuna sede.

• Controlli di conformità e documentazione: Supporta la raccolta di firme digitali, accettazione di policy e documenti di sicurezza, utile in contesti regolamentati.

• Sistema stabile e collaudato: La piattaforma è nota per la sua affidabilità tecnica, con implementazioni consolidate in ambienti corporate e pubblici.

4. InVisita

InVisita è la scelta specialistica per chi opera in contesti dove la conformità normativa italiana è il requisito primario.

• Punti di Forza: È progettato specificamente attorno alle leggi italiane sulla sicurezza sul lavoro (D.Lgs 81/08). Gestisce flussi complessi per contractor e fornitori, forzando la visione di documenti di sicurezza e la raccolta di firme legali.
• Cosa sapere: È uno strumento molto verticale e meno focalizzato sull’aspetto del “wow effect” estetico dell’ufficio corporate, privilegiando la sostanza della compliance industriale.

5. Skedda

Skedda è un leader globale nella gestione degli spazi, ma è fondamentale approcciarlo con la giusta prospettiva tecnica.

Il VMS come Add-on: Skedda eccelle nella prenotazione di scrivanie, sale riunioni e persino strutture sportive. Tuttavia, la gestione dei visitatori non è il suo core business nativo; viene offerta come un’estensione (add-on) della piattaforma principale.Cosa sapere: È la scelta ideale per chi già utilizza Skedda per la logistica interna e desidera un registro ospiti basilare senza aggiungere un ulteriore software allo stack aziendale. Tuttavia, manca della profondità necessaria per flussi di sicurezza complessi, come la stampa di badge personalizzati o integrazioni avanzate con i sistemi di controllo varchi fisici, ambiti dove soluzioni come Archie offrono una verticalizzazione superiore.

6. SwipedOn

SwipedOn è spesso descritto come il sistema “plug-and-play” per eccellenza, con un forte focus sull’ecosistema iPad.

Semplicità di Implementazione: Il punto di forza è la velocità di setup. È progettato per essere configurato in pochi minuti, offrendo un’esperienza utente pulita e notifiche istantanee via email o SMS.Cosa sapere: È perfetto per uffici di piccole e medie dimensioni che cercano una soluzione professionale e solida senza la necessità di integrazioni IT profonde. Sebbene supporti la gestione di più sedi, le sue funzionalità di automazione avanzata sono meno estese rispetto ai leader di categoria.

7. GoPlanner

Sviluppato dall’italiana Infordata, GoPlanner rappresenta l’anello di congiunzione tra software e hardware di controllo accessi tradizionale.

Integrazione Hardware Nativa: A differenza dei software puramente cloud, GoPlanner nasce con una forte competenza sull’integrazione fisica: tornelli, barriere e lettori di badge. È una soluzione robusta per chi ha bisogno di un controllo granulare sugli accessi in siti complessi.Cosa sapere: È una scelta eccellente per le aziende italiane che necessitano di supporto tecnico locale e di una piattaforma che interfacci direttamente i sistemi di rilevazione presenze con i varchi d’ingresso. L’interfaccia è orientata più alla funzionalità gestionale che al design moderno.

8. MRI OnLocation

MRI OnLocation è una piattaforma enterprise di alto livello, focalizzata sulla gestione del rischio e dei contractor.

Gestione Fornitori e Contractor: Eccelle nei contesti industriali dove non entrano solo “ospiti business”, ma tecnici e fornitori che devono dimostrare certificazioni, assicurazioni e completare briefing sulla sicurezza prima di accedere.Cosa sapere: Offre una reportistica estremamente dettagliata e strumenti di audit fondamentali per le grandi multinazionali. La complessità del sistema lo rende meno adatto a chi cerca una soluzione agile, ma imbattibile per la gestione della compliance su larga scala.

Considerazioni Tecniche sulla Sicurezza e Migrazione

Implementare uno di questi sistemi richiede un’attenzione particolare a due aspetti che spesso passano in secondo piano durante la demo commerciale:

Data Retention e Privacy (GDPR)

In Italia, la gestione dei dati dei visitatori è soggetta a normative stringenti. Un VMS moderno deve permettere di impostare policy di Data Retention automatiche: i dati degli ospiti devono essere cancellati o anonimizzati dopo un periodo prestabilito (es. 30 o 60 giorni) a meno che non vi sia una ragione legale per conservarli. Soluzioni come Archie e InVisita gestiscono questo aspetto in modo nativo, riducendo il rischio di sanzioni.

L’Automazione del “Muster Report”

La funzione più critica in termini di Safety è l’appello d’emergenza. In caso di incendio, il sistema deve essere in grado di generare una lista “live” accessibile da smartphone per i responsabili della sicurezza al punto di raccolta. Senza questa funzione, il VMS è solo un esercizio di stile e non uno strumento di protezione.

Conclusione: Quale scegliere?

La scelta dipende dal livello di complessità della tua organizzazione e dagli obiettivi che vuoi raggiungere.

Se stai cercando una piattaforma moderna, completa e trasparente nei costi, con integrazioni avanzate (controllo accessi, calendari, sistemi PACS e altri strumenti aziendali), Archie rappresenta oggi uno standard di riferimento per chi vuole un sistema scalabile e pronto a crescere insieme all’ufficio.

Se invece la tua priorità è la conformità alle normative italiane, Nibol o InVisita è una soluzione specializzata, pensata per rispondere in modo preciso a queste esigenze.

Infine, se utilizzi già Skedda e hai necessità operative essenziali, l’add-on interno può essere la scelta più semplice: meno cambiamenti, implementazione rapida e continuità con i flussi esistenti.

In sintesi, non esiste una soluzione universalmente migliore: esiste quella più adatta al tuo contesto, alla tua struttura e al livello di controllo e integrazione di cui hai realmente bisogno.